E-Mail Archivierung

von bruno kroenauer

Revisionssichere EMail Archivierung Outlook archivieren - Mails archivieren Mac

outlook archiveren

Revisionssichere EMail Archivierung

Seit einigen Jahren sind E-Mails aus der geschäftlichen Korrespondenz nicht mehr weg zu denken. Sowohl die Außen- als auch die Innenkommunikation wird mittlerweile zum überwiegenden Teil elektronisch abgewickelt. Die meisten regionalen und internationalen Geschäftspartner ziehen die Kommunikation per E-Mail dem klassischen Postweg vor.
Man kann festhalten, dass sich so eine kaum zu überblickende Datenmenge aus E-Mails und den zugehörigen Anhängen ansammelt. Ein großer Teil enthält für das Unternehmen wichtige, teils existenzielle Inhalte. Darum schreibt auch das Handels- und Steuerrecht eine revisionssichere Archivierung vor. Ein Backup kann dies nicht leisten!

E-Mails müssen bis zu zehn Jahre lang archiviert werden.

Mache ich mich strafbar, wenn ich meine geschäftlichen E-Mails nicht archiviere?

Grundsätzlich gilt: Handelsbrief ist Handelsbrief – unabhängig davon ob es sich um ein Papier- Dokument oder eine E-Mail mit oder ohne Anhang handelt. Nach der Rechtsprechung des BGH genügt ein entfernter, lockerer Zusammenhang mit betrieblichen Interessen um daraus ein Handelsgeschäfts abzuleiten. Die juristische Verantwortung für die revisionssichere E-Mail Archivierung liegt zunächst bei der Geschäftsführung des Unternehmens. Kommt diese ihrer Aufgabe nicht oder nur unzureichend nach, droht sogar eine persönliche Haftung.

Quellen: Handelsgesetzbuch (§§ 239,257 HGB), Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

Zu den Vorteilen von E-Mail-Archivierung

Immer wieder mal kommt es vor das E-Mails versehentlich gelöscht werden oder die Datenträger defekt gehen. Oft  lassen sich dann verlorene Daten nur mit erheblichen Aufwand wiederherstellen. Eine rechtssichere Archivierung erfolgt in Echtzeit somit gehören solche Probleme der Vergangenheit an. Das Auffinden einer bestimmten E-Mail eines ehemaligen Mitarbeiters vor Jahren oder auf dem alten  vielleicht schon ausgemusterten PC erfordert keine Schweißausbrüche mehr. Eine Mail Archivierung ermöglicht zu jeder Zeit und Ort  sofortigen Zugriff auf die fehlenden Daten.

Was bedeutet eigentlich revisionssicher?

  • Sicherung vor Verlust
  • Vollständigkeit
  • Mandantenfähigkeit
  • Prüfbarkeit
  • Manipulationssicher
  • Verfügbarkeit

Geschäftliche E-Mail Archivierung bedeutet:

  • steuer- und handelsrechtlich auf der sicheren Seite zu sein
  • Mail Archiverung ist ein absolut sicheres Backup
  • Outlook archiveren bedeutet auch die Performance Ihres Postfaches zu optimieren
  • Mails archivieren Mac - Sie brauchen keinen wartungsintensiven Exchange Server

Was ist Archivarus warum empfehlen wir Archivarus als rechtssichere Archvierung

Archivarus ist eine schlanke und kundenorientierte Archivierungslösung. Die meisten Kunden legen Wert auf eine leicht zu handhabende Archiverungssoftware die keine Mailserver voraussetzt diese aber dennoch unterstützt soweit vorhanden. Alle Anforderungen bezüglich der Datenspeicherung auf einem deutschen Hoster ohne BackDoor- Verpflichtung zu irgendwelchen Herstellern aus Übersee, müssen erfüllt werden.


Das Beste zum Schluss: Nur ein Preis: EUR 10.- netto mtl.(zzl. 19% Mwst.) je E-Mail Account.

Keine Mindestlaufzeit, keinerlei Ressourcenbeschränkung

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