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Papierloses Büro

Über ein papierloses Büro wird ja schon länger gesprochen, es ist also nicht ganz neu. Der Wunsch es endlich zu realisieren steigt gerade in letzter Zeit wieder deutlich an.
Die Zeiten mit Homeoffice und einem zentral liegenden Büro machen die grundlegenden Probleme des Papiers deutlich: Es beansprucht viel Platz, ist ortsgebunden und kann somit nicht gleichzeitig an mehreren Orten sein. Was der gemeinsamen Arbeit von unterschiedlichen Orten nicht unbedingt förderlich ist.

Lösungen gibt es genügend aber die Notwendigkeit des Umdenkens findet bekanntlich erst einmal im Kopf statt

Selten muss alles sofort digitalisiert werden. Hingegen Dokumente die gemeinsam benötigt werden sind gedruckt und abgeheftet keine große Hilfe. Schon heute erreichen uns viele Dokumente auf elektronischen Weg. E-Mails mit Angeboten, Rechnungen, Anfragen oder Bewerbungen. In vielen Unternehmen läuft die Kommunikation somit zum großen Teil schon digital, aber es gibt auch Bereiche die nicht oder noch nicht im elektronischen Zeitalter angekommen sind. Doch zunächst zu den Vorteilen:

Vorteile eines weitgehend papierlosen Büros

  • Flexibilität – ortsunabhängiger Zugriff
  • zentrale Ablage unterschiedlichster Dokumente
  • einfache, schnelle Suche
  • vereinfachte Kommunikation mittels digitaler Medien und Technik
  • Produktivität – immer und schnell bei Bedarf eine Kopie vorhanden
  • Kosten- und Material Ersparnis
  • Datensicherheit und Wiederherstellung
  • Gesetzliche Anforderungen an Archivierung werden erfüllt

Papierloses Büro – Grundlagen schaffen und die Einführung planen

Ist der Entschluss gefasst muss man sich Gedanken über Aufbau und Organisation machen. Es bedarf gewisser Regeln und Arbeitsweisen sowie, wenn auch überschaubar, geeigneter Hard- und Software.

Benötige ich ein Dokumentenmanagement Software (DMS) ?

Wenn man sich mit dem Thema befasst stößt man sehr bald auf DMS Software Pakete. Die Verlockung alles zentral in einer Software zu verwalten und sich keine weiteren Gedanken mehr darüber machen zu müssen ist groß und klingt erst einmal gut. Geht man aber ins Detail wird man bald feststellen: Es ist eher kontraproduktiv sich einer weiteren Anwendung zu unterwerfen, die mehr Nachteile als Vorteile mit sich bringt.

  • Eine Dokumentenmangement Software ( DMS ) stellt meist ein in sich geschlossenes System dar
  • Ist somit vom jeweiligen Endgerät und einer darauf laufenden Software- Lizenz abhängig
  • viele Anwendungen laufen oft nur unter Windows und erst mal nur am Einzelplatz
  • Für Zugriffe von mehreren Benutzern werden meist laufende Lizenzzahlungen benötigt
  • Eine DMS die auf einem Rechner in der Firma läuft hilft unterwegs auch wenig
  • Cloud Lösungen versprechen hier Abhilfe aber wollen Sie wirklich jeden Lieferschein oder Brief in die Cloud scannen ?
  • Die Verschlagwortung, mit denen diese Systeme versuchen zu punkten, ist in der Praxis eher umständlich und zeitraubend
  • Systeme der Hersteller sind untereinander meist nicht kompatibel, die Dateien nicht übertragbar, ein Wechsel sehr aufwändig

Warum nicht gleich die eigene Private Cloud für das papierlose Büro ?

Alles was Sie dafür brauchen

Haben Sie sich dazu entschlossen alle wesentlichen Unterlagen digital vorzuhalten ist der erste Schritt schon getan. Jetzt geht es an die Umsetzung. Grundlage für das papierlose Büro sollte die Ablage in eine geeignete Ordnerstruktur sein:

Ein jeweiliger Jahresordner der nochmals in Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Korrespondenz unterteilt wird, wäre ein Ansatz, evtl. haben Sie aber schon Ihre Ordnung für Papierdokumente gefunden die sich auch gut übertragen läßt
Alle Dateien die dort abgelegt werden sollten im PDF Format sein. Das geht fast immer, am Mac sowieso
Ganz wichtig: Sinnvolle Dateinamen die ein schnelles Auffinden ermöglichen. Bewährt hat sich das Datum in internationaler Schreibweise, gefolgt von z.B. Name des Rechnungsempfängers oder z.B. einer Rechnungsnummer.
Bei dieser Schreibweise werden die einzelnen Dokumente nämlich schon chronologisch richtig sortiert.
Monat und Tag dabei auf zwei Stellen ergänzen und mit den stets gleichen Trennzeichen verbinden.:

2021-05-03-KundeA.pdf oder
2021-05-03-R2456.pdf

papierloses büro Synology drive

Die Synology DiskStation als Private Cloud im papierlosen Büro

Dieses Ordnersystem sollte allen Berechtigten von unterschiedlichen Geräten und Orten Zugriff gewähren. Hier bietet sich einfach ein NAS -System an. Wir bevorzugen aus mehreren Gründen, wie Sie noch sehen werden, die Synology DiskStation ( DS ). Bei der Funktionalität der Freigabe des Ordnersystems für unterschiedliche Clients und Rechte, lässt die DS kaum Wünsche übrig:

  • Zugriff von jedem Ort mit Internet Zugang
  • Umfassende Rechtevergabe
  • Automatische Synchronisierung
  • Mac – WIN – iOS und Android Unterstützung

Besonders interessant ist hierbei noch die Möglichkeit des automatischen BackUps an einen anderen Standort z.B. eine zweite DS zuhause. Aber es geht noch weiter wie Sie gleich erfahren werden.

Unerlässlich ein Dokumenten Scanner

Auf dem Weg zum papierlosen Büro gibt es immer Dokumente die nur in Papierform vorliegen. Mit einem normalen Flachbettscanner oder Multifunktionsgerät kommt man hier sehr schnell an Grenzen. Dokumenten- Scanner lesen innerhalb kürzester Zeit mehrere Dokumente, auch beidseitig ein, bündeln Sie ggf. zu einer Datei und erleichtern die Arbeit damit ganz erheblich. Die Geräte benötigen wenig Platz und passen auf fast jeden Schreibtisch.

Bei der Auswahl sollte man darauf achten, dass das Gerät in der Lage ist auf eine Netzwerkfreigabe zu scannen und eine OCR Software ist obligatorisch. Mit OCR sind die gescannten Dokumente später durchsuchbar, Aus zunächst nur Bildern wird so lesbarer Text. Das ist besonders wichtig um die Inhalte auffindbar zu halten.

In Zusammenhang mit der bereits erwähnten Synology DS gibt es mit SynOCR eine hervorragende freie Software, die gescannte Dokumente in lesbare PDF wandelt.

Anschließend kann dann, mit der Synology Drive App, von überall nach den Inhalten gesucht, die Datei angesehen oder ggf. heruntergeladen werden.

Dokumenten Scanner

Sie können jetzt zuhause Dokumente finden die im Büro liegen. Gegenüber in Ordnern abgelegten Papier schon mal ein Riesenfortschritt finden wir zumindest.

Nicht alles muss im papierlosen Büro sofort umgesetzt werden. Gerne beraten wir Sie ganz individuell

Bruno Krönauer

Geschäftsleiter, CCS GmbH

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