E-Rechnungspflicht in Deutschland: Alle Fristen im Überblick

Was viele aber nicht wissen: Eine PDF-Datei ist keine maschinenlesbare E-Rechnung!

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält die Daten einer herkömmlichen Rechnung in Form strukturierter elektronischer Daten, typischerweise in einer XML-Datei. Damit gilt eine PDF-Datei nicht als E-Rechnung im Sinne dieser Bestimmung, da sie keine strukturierten Daten enthält und nicht automatisiert weiterverarbeitet werden kann.

E-Rechnungs Pflicht – Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt bei steuerpflichtigen Leistungen innerhalb Deutschlands zwischen Unternehmen (B2B) sowie bei Geschäftsbeziehungen mit dem öffentlichen Dienst (B2G). Alle Unternehmensformen und -größen sind grundsätzlich betroffen – auch Kleinunternehmer, Selbstständige im Nebenjob und Freiberufler müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ob und ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt von Ihrem Umsatz und dem jeweiligen Stichtag ab (siehe Abschnitt „Fristen auf einen Blick“ unten).

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Wenn Sie nur Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) erstellen oder immer kleine Beträge unter € 250.- abrechnen, besteht keine Pflicht. Zu bedenken ist dabei aber: Wenn Sie selbst E-Rechnungen von Lieferanten erhalten, müssen Sie wiederrum in der Lage sein diese zu verarbeiten. Ausgenommen sind weiter noch Rechnungen für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft befreit, müssen eingehende E-Rechnungen aber trotzdem empfangen und verarbeiten können.

Wichtige Informationen zur E-Rechnungspflicht:

• Geltungsbereich:
• Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für alle B2B-Geschäftstransaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen.
• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) unterliegen bereits einer E-Rechnungspflicht, die beibehalten wird.
• Format und Standard:
• Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt werden. Akzeptierte Formate sind z.B. XRechnung und ZUGFeRD (Version 2.1). Diese Formate stellen sicher, dass die Daten maschinenlesbar und verarbeitbar sind.
• Andere Formate, wie PDF-Dateien ohne strukturierte Daten, werden ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung anerkannt.
• Übermittlung der E-Rechnung:
• Die Übermittlung erfolgt z.B. verschlüsselt per E-Mail oder Plattformen wie Peppol (Pan-European Public Procurement Online), um den sicheren Austausch zu gewährleisten.
• Es ist möglich, die E-Rechnung über Rechnungsprogramme, wie unser TuSe (FileMaker Wawi) oder spezialisierte Anbieter, sogenannte E-Invoicing-Dienstleister, zu versenden.
• Übergangsregelungen:
• Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht – alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen entgegennehmen können.
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €.
• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für (fast) alle übrigen B2B-Unternehmen.
• Bis zum jeweiligen Stichtag dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden.

Eine Verschiebung dieser Fristen ist von der Bundesregierung ausdrücklich nicht geplant.

Unternehmen in Deutschland sollten sich jetzt auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten

• Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse
  • Überprüfen Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse und -systeme. Nutzen Sie bereits digitale Lösungen oder arbeiten Sie noch mit Papier- oder PDF-Rechnungen?
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Rechnungs-System mit den Anforderungen der E-Rechnung kompatibel ist und die notwendigen Formate, wie z.B. XRechnung unterstützt.
• Software und Systeme aktualisieren
  • Aktualisieren Sie Ihre bestehende Lösung, um die notwendigen Funktionen zur Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen zu integrieren.
  • Es ist auch ein geeigneter Moment um in neue Software zur Rechnungsstellung zu etablieren. Mit TuSe erstellen Sie xRechnungen, dem in Deutschland bevorzugten Standard, auf Mac und Win. Weiterhin lokal auf Ihrem System ohne fixe mtl. Ausgaben für ein Online-System. xRechnung mit Filemaker pro flexibel und offen für zukünftige Anforderungen.
• Pilotphase einplanen
  • Starten Sie frühzeitig eine Testphase, um sich mit den neuen Prozessen unter realen Bedingungen vertraut zu machen.
  • So können Sie mögliche Probleme identifizieren und beheben, bevor die E-Rechnungspflicht verbindlich wird.
  • Planen Sie genügend Zeit und Ressourcen für die Umstellung ein. Die Integration neuer Systeme und Prozesse benötigt eine gründliche Planung und Umsetzung.

Alle Informationen zu xRechnung finden Sie unter: https://xeinkauf.de/xrechnung/

Häufig gestellte Fragen zum Thema: E-Rechnungspflicht in Deutschland