Synology Dokumentenmanagement System – GoBD-konform, ohne Cloud und Lizenzkosten

Die Verwaltung von Unternehmensdokumenten wird immer komplexer. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder sonstige Unterlagen müssen revisionssicher abgelegt, leicht auffindbar und GoBD-konform sein. Viele Unternehmen greifen auf Cloud-Lösungen zurück – oft verbunden mit hohen Lizenzkosten, Unsicherheit bei Datenschutz und Abhängigkeit von externen Anbietern.

Ein Synology Dokumentenmanagement System bietet eine kostengünstige, sichere Alternative. Mit Synology Drive und synOCR lassen sich Dokumente zentral im Haus speichern, automatisiert verarbeiten und GoBD-konform verwalten – unabhängig von Mac, Windows, iOS oder Android.

Was ist ein DMS-System?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente elektronisch zu verwalten, zu speichern und zu organisieren. Ziel eines DMS ist es, Informationen zentral, strukturiert und leicht auffindbar zu halten.

Ein typisches DMS übernimmt unter anderem folgende Aufgaben:

• Zentrale Ablage: Dokumente werden in einem klar strukturierten Ordner- oder Datenbanksystem gespeichert, sodass sie jederzeit verfügbar sind.
• Versionierung: Jede Änderung an einem Dokument wird protokolliert, alte Versionen bleiben erhalten, wodurch Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.
• Zugriffssteuerung: Nutzer erhalten nur die Rechte, die sie für ihre Arbeit benötigen (z. B. nur lesen, schreiben oder administrieren).
• Suche und Indexierung: Volltextsuche, Metadaten und Schlagworte ermöglichen schnelles Auffinden relevanter Dokumente.
• Automatisierung: Ablage, Umbenennung und Sortierung können automatisiert werden, beispielsweise anhand von Dateinamen, Typ oder Inhalt.

Ein DMS ersetzt nicht einfach nur den physischen Aktenschrank – es sorgt dafür, dass Dokumente effizient, nachvollziehbar und sicher verwaltet werden. Dadurch sparen Unternehmen Zeit, minimieren Fehler und verbessern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der GoBD.

Kurz gesagt: Ein DMS-System ist das Rückgrat für ein modernes, digitales Büro, in dem Dokumente jederzeit verfügbar, durchsuchbar und revisionssicher abgelegt werden.

Papierloses Büro – was bedeutet das?

Das papierlose Büro beschreibt ein Arbeitsumfeld, in dem möglichst wenig physisches Papier verwendet wird. Alle Dokumente werden digital erzeugt, verarbeitet und archiviert. Ziel ist es, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, Kosten für Druck und Lagerung zu sparen und die Umwelt zu schonen.

Die Kernprinzipien eines papierlosen Büros sind:

• Digitale Erfassung: Dokumente werden gescannt oder direkt digital erstellt (z. B. PDFs, E-Mails, digitale Formulare).
• Elektronische Ablage: Alle Dateien werden strukturiert und sicher auf einem Server, NAS oder in einem DMS gespeichert.
• Automatisierte Prozesse: Dokumente werden automatisch sortiert, mit Schlagworten versehen oder weitergeleitet, z. B. an Buchhaltung oder andere Abteilungen.
• Suchbarkeit und Zugriff: Mitarbeiter finden benötigte Dokumente schnell über Volltextsuche oder Metadaten.
• Revisionssicherheit: Digitale Dokumente bleiben unverändert und nachprüfbar, was insbesondere für Rechnungen, Verträge und behördliche Dokumente wichtig ist.

Ein papierloses Büro bedeutet nicht unbedingt, dass überhaupt kein Papier mehr existiert. Vielmehr geht es darum, so viele Prozesse wie möglich digital abzuwickeln und physische Dokumente nur noch in Ausnahmefällen zu verwenden.

Mit einem Synology Dokumentenmanagement System lässt sich das papierlose Büro effizient umsetzen: Scans landen automatisch im System, OCR macht sie durchsuchbar, Zugriffsrechte sichern die Dokumente und Versionierung sorgt für GoBD-konforme Nachvollziehbarkeit.

Darüber hinaus gewinnt das Thema digitales Dokumentenmanagement durch die kommende E-Rechnungspflicht weiter an Bedeutung. Ab 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen nach dem EN 16931-Standard zu empfangen und zu verarbeiten.

Ein Synology Dokumentenmanagement System bietet dafür die ideale technische Grundlage: Eingehende E-Rechnungen (z. B. als XML- oder PDF-Dateien) können automatisch im System gespeichert, per OCR verarbeitet und GoBD-konform archiviert werden.

So wird nicht nur der gesetzliche Rahmen erfüllt, sondern gleichzeitig der Grundstein für ein zukunftssicheres, papierloses Rechnungswesen gelegt.

Für wen eignet sich ein Synology Dokumentenmanagement System?

Ein Dokumentenmanagement-System auf Basis einer Synology NAS eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Selbstständige, Vereine oder Privatanwender, die ihre Dokumente sicher, kosteneffizient und ohne externe Cloud-Dienste verwalten möchten.

Geeignet für:

• Unternehmen, die keine komplexe IT-Infrastruktur betreiben wollen.
• Büros, die ihre Dokumente zentral ablegen und automatisiert sortieren möchten.
• Selbstständige, die Rechnungen, Belege oder Verträge GoBD-konform archivieren wollen.
• Organisationen, die Wert auf Datensouveränität legen – die Daten bleiben im eigenen Haus.
• Teams, die von verschiedenen Endgeräten (Mac, Windows, iOS, Android) aus auf dieselben Dokumente zugreifen möchten.

Das Synology-System ist so konzipiert, dass es sich einfach installieren und betreiben lässt – auch ohne tiefgehende IT-Kenntnisse. synOCR übernimmt automatisch Texterkennung und Ablage, Synology Drive verwaltet Versionen und Snapshots sorgen für die notwendige Revisionssicherheit.

Grenzen und Alternativen

Ab einer gewissen Unternehmensgröße oder bei sehr hohen Anforderungen an Workflow-Management, Mehrbenutzerprozesse oder Integrationen (z. B. ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme) kann eine spezialisierte DMS-Lösung  sinnvoller sein.

Ein Synology-basiertes System versteht sich daher als robuste, flexible und kostengünstige Lösung für den Einstieg in digitales, GoBD-konformes Dokumentenmanagement – nicht als Ersatz für komplexe Enterprise-Systeme, sondern als praktikable Alternative für kleinere Unternehmen.

Vorteile eines Synology Dokumentenmanagement Systems

• Keine Lizenzkosten: Einmalige Anschaffung der NAS, keine monatlichen Cloudgebühren.

• Daten bleiben im Haus: Maximale Kontrolle und Sicherheit, DSGVO-konform.

• GoBD-konform: Versionierung, Snapshots, ACLs und Protokollierung sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

• Plattformübergreifend: Mac, Windows, iOS, Android – alle Nutzer können nahtlos arbeiten.

• Automatische OCR: Durchsuchbare PDFs erleichtern die Suche und Auswertung.

• Skalierbar: Neue Dokumenttypen, Scanner oder Benutzergruppen lassen sich problemlos integrieren.

Technische Umsetzung – Einfaches Dokumentenmanagement System mit Synologie GoBD konform

Beispielhaftes System: Synology DS925+

Eingesetzte Komponenten

Fazit

Ein Synology Dokumentenmanagement System kombiniert einfache Handhabung, Kosteneffizienz und volle GoBD-Konformität. Mit klarer Ordnerstruktur, automatischer OCR, Versionierung, Snapshots und Backups bleiben Dokumente unveränderbar, revisionssicher und jederzeit verfügbar – ohne Cloud, ohne laufende Lizenzkosten und unabhängig vom Betriebssystem.

Starten Sie noch heute mit Ihrem eigenen Synology Dokumentenmanagement System und behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Unternehmensdokumente.